Wenn die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist, erzielen Unternehmen eine hohe Wertschöpfung. Doch wie gelingt die Personaleinsatzplanung?

Unter Personaleinsatzplanung versteht man die Zuordnung von Mitarbeitern passend zu ihren Fähigkeiten und Interessen zum Bedarf im Unternehmen – und zwar kurz-, mittel- und langfristig. Die Planung sollte möglichst vorausschauend und flexibel sein. Stellen Sie fest, dass Ihre Kunden seit Tagen lange Wartezeiten in der Hotline haben? Dann fehlen Ihnen wahrscheinlich Servicemitarbeiter. Durch den effizienten Personaleinsatz vermeiden Unternehmen sowohl personelle Engpässe als auch Überkapazitäten.

Die Schwierigkeit besteht darin, den Anforderungen von Mitarbeitern (keine Unter- und Überforderung) und dem Unternehmen gleichermaßen gerecht zu werden. Gelingt das nicht, muss entweder der Arbeitsplatz angepasst oder ein neuer Mitarbeiter gesucht werden. Durch den Fachkräftemangel, den Unternehmen aktuell als größtes Risiko sehen, scheint die Weiterqualifizierung bestehenden Personals für die jeweilige Tätigkeit als die geeignetere Lösung. Diese Maßnahme trägt zudem zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Neben internen Einflüssen wie Kündigungen, müssen Unternehmen bei der Planung auch externe Einflüsse berücksichtigen. Dazu gehören eine schwankende Nachfrage, saisonale Schwankungen, schwankende Produktionszyklen und – wie zurzeit weit verbreitet – Lieferengpässe.

Es gibt drei verschiedene Arten der Planung:

• Qualitativ – Erhebung vorhandener und benötigter Fähigkeiten, daraus leiten sich Weiterbildungs- oder Outsourcing-Maßnahmen ab.
• Quantitativ – Deckt sich der zukünftige Personalbedarf mit dem zu erwarteten Personalbestand in Hinblick auf Zu- und Abgänge?
• Zeitlich, zum Beispiel saisonale Schwankungen.

Ziele der Personaleinsatzplanung sind, die Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern, Personalengpässe und Überkapazitäten zu vermeiden, und so flexibel zu bleiben, dass Risikofaktoren reduziert werden können.

Die Personaleinsatzplanung ist ein Teil der Personalplanung innerhalb der HR und umfasst fünf Schritte:

1. Personalbedarfsermittlung
2. Personalbeschaffung
3. Personalentwicklung
4. Personaleinsatz
5. Personalfreisetzung

Wichtige Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, sind:

• Welcher Personal- und Flexibilitätsbedarf besteht? Gibt es zu bestimmten Zeiten einen erhöhten Personalbedarf (z. B. Weihnachtszeit im Einzelhandel)?
• Welche Qualifikationen sind im Unternehmen bereits vorhanden und welche werden benötigt? Welcher Qualifikationsbedarf entsteht daraus?
• Welche Ziele sollen mit der Personaleinsatzplanung erreicht werden?
• Wie können Prozesse zugunsten der Personaleinsatzplanung optimiert werden?

Wir bieten unseren Kunden abgestimmte Personallösungen für jede Aufgabe. Unser Portfolio haben wir in der Zeit stetig erweitert, sodass wir die gesamte Personalwertschöpfungskette abdecken. Wir passen unsere Lösung stets den persönlichen Bedürfnissen unserer Kunden sowie den aktuellen Marktentwicklungen an. Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an!